案例一｜會議記錄 AI 工作流
情境
會議結束，大家散會，只剩你對著一份零散的筆記。誰說要做什麼、哪天要交、哪件事其實還沒講定，全靠記憶回想。拖到隔天再整理，細節已經漏了一半。
這套工作流把整理拆成四步：語音轉文字、AI 整理成固定格式的紀錄表、你逐條確認、確認過的才寫進 Google 日曆。AI 負責抄寫和分類，判斷「這件事到底定了沒」的人是你。
需要哪些資料
- 會議的文字來源：錄音轉出的逐字稿，或你自己口述的會議筆記，二選一。
- 會議日期：一定要給。AI 看到「下週三」，必須知道「這週」是哪一週才算得出日期。
- 出席名單：讓 AI 只從這份名單裡填負責人，不自己編名字。
- 紀錄表格式：固定欄位，下面「範本」有一份可以直接用。
錄音前記得先告知與會者會錄音，這是基本禮貌，也避免後續爭議。
工具怎麼接
第一步：語音轉文字。 依會議形式挑一個：
- 線上會議：Fireflies 可以加入 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 會議並產出逐字稿，也能上傳 MP3、MP4、WAV、M4A 檔轉文字。官網寫支援 100 多種語言，但沒有特別說明繁體中文的效果，第一次用請先拿一段短錄音試。
- 實體會議或會後口述：Wispr Flow 是語音輸入工具，在任何能打字的地方用講的就能出文字，Mac、Windows、iPhone、Android 都有。適合會後花三分鐘把重點講一遍，比錄整場更省事。
- 會用指令列的人：也可以用 Gemini 的轉錄模型自己轉。要注意一點：不指定語言時它容易給簡體，要明確指定台灣繁體。
第二步：AI 整理。 把逐字稿貼進 Claude（或你慣用的 AI 對話工具），套下面的指令範本。
第三步：寫入 Google 日曆。 在 Claude 開啟 Google Calendar 連接器（設定方式見案例二），它可以讀取、建立、修改行程。只把你打勾的那幾條交給它寫入。
〔需 Mike 補：你實際的錄音工具、轉文字工具，以及目前寫入的是 Google 日曆、Asana 還是 Notion。哪一段你已經實際跑通，哪一段是依同樣方法設計的。〕
指令怎麼下
指令的重點只有一個：沒說清楚的，不准替我決定。AI 很會「補完」，看到「配樂週五前給」會順手幫你填一個負責人；看到「下週三」會自己算一個日期。這兩件事在會議紀錄裡都是錯的。
所以指令要明講三條規則：
- 負責人只能從出席名單裡挑，會議裡沒指名就寫「待指派」。
- 日期一律換成「年／月／日（星期）」，會議裡沒講定就放進待確認。
- 每條都附上原話，讓你一眼對得回逐字稿。
〔需 Mike 補：你的指令裡，哪一句是試錯之後才加上去的？當時 AI 做錯了什麼。〕
哪裡會出錯
- 把猜測當決議：會議上「應該可以吧」「我再問問」，AI 容易寫成已確定。
- 亂指派負責人：講的人不一定是做的人。
- 日期算錯：「下週三」在週一開會和週五開會，指的可能是不同天。
- 轉文字本身就錯：專有名詞、人名常被聽錯；有些轉錄工具還會把詞換成意思相近的寫法（例如「優化」變「最佳化」）。逐字稿是初稿，不是證據。
- 寫入日曆時重複建立：同一份紀錄跑兩次，日曆上就出現兩個一樣的行程。
〔需 Mike 補：這幾種錯誤裡，你最常遇到哪一種？你是怎麼發現的。〕
怎麼檢查
寫入前（人工確認）：
- 每條「可以執行」都對得回原話嗎？
- 負責人是會議上明確指名的嗎？
- 日期是絕對日期，星期幾也對得上嗎？
- 「待確認」裡的事，有沒有被偷偷挪到「可以執行」？
只有四題都過的那一條，才打勾交給 AI 寫入。
寫入後（回讀核對）： 請 AI 把剛建立的行程列出來（標題、日期、時間），和你打勾的那幾條逐一對照，數量一樣、日期一樣才算完成。
範本
指令範本（複製後把〔〕換成你的內容）：
你是我的會議紀錄助理。請把下面的會議內容整理成紀錄表。
會議日期：〔例：2026/11/02（一）〕
出席名單：〔例：我、製作窗口、業務窗口〕
規則：
1. 分成兩區：「可以執行」與「待確認」。
2. 只有負責人、期限、內容三者都在會議中明確說定的，才能放進「可以執行」。
3. 負責人只能從出席名單挑；會議沒指名，寫「待指派」。
4. 日期一律寫成 YYYY/MM/DD（星期），以會議日期為基準換算；換算有任何不確定，放進「待確認」並說明原因。
5. 每一條附上會議原話，放在「原話」欄。
6. 不要補充會議裡沒有的內容，不要寫建議。
輸出成表格，欄位：編號｜分類｜事項｜負責人｜期限｜原話｜待確認原因
會議內容：
〔貼上逐字稿或筆記〕
紀錄表範例（用首頁那份示意筆記）：
| 編號 | 分類 | 事項 | 負責人 | 期限 | 待確認原因 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 可以執行 | 提供配樂選項 | 製作窗口 | 本週五 | — |
| 2 | 可以執行 | 更新報價單，補上字幕費 | 待指派 | — | 負責人未指名 |
| 3 | 待確認 | 第二版提案交付 | — | 下週三？ | 客戶希望，但期限還沒確認 |
| 4 | 待確認 | 影片長度 60 秒或 90 秒 | — | — | 需再問 |
| 5 | 待確認 | 下次會議改到週四下午 | — | 週四？ | 幾點未定 |
寫入日曆的指令：
請只把下表中我打勾的項目寫入 Google 日曆，其他一律不要動。
寫入前先檢查日曆上是否已有同名、同日期的行程，有的話先列出來問我，不要重複建立。
寫入後列出你建立的每一筆：標題、日期、時間。
〔需 Mike 補：讀者看完這篇，最該帶走的一個判斷是什麼？（首頁那句「沒說清楚的期限與負責人，保留待確認」是否就是你要的那一句）〕