案例二｜每週工作自動彙報

情境

週五下午，主管要週報。你打開信箱往回翻、打開日曆一格一格看、再去共用文件找這週改過什麼。真正寫字的時間不多，大部分時間花在「找」。

這套工作流把「找」交給 AI：用連接器讓 AI 讀得到你的信件、日曆和文件，再用排程讓它每週固定時間自動整理一份草稿。你拿到的是一份每項都附來源的初稿，只要核對、補上需要人判斷的部分。

需要哪些資料

先決定 AI 要從哪裡找、找多大範圍：

範圍越清楚，AI 越不會撈到無關的東西。另外準備一份固定的輸出格式（範本裡有）。

工具怎麼接

以下是 Claude 官方說明（2026/10/23 查詢）寫的做法。介面會改版，名稱以你畫面上看到的為準。

1. 開連接器

• 到「Customize > Connectors」，按 Connectors 旁的「+」，找到 Gmail、Google Calendar、Google Drive，按連接，用你的 Google 帳號授權。
• 在對話中也能開：按左下角「+」，滑到「Connectors」，逐一切換要用的服務。
• 公司用 Team 或 Enterprise 方案的話，要先由管理員在組織層級開啟，你才能授權。

2. 設排程任務

• 在 Cowork 左側欄點「Scheduled」，右上角「New task」，有兩種建法：
  • 「Create with Claude」：用講的描述任務，回答它的問題，確認後按「Schedule」。
  • 「Set up manually」：自己填任務名稱、指令（prompt）、核准方式、頻率，也可以選模型和資料夾，按「Save」。
• 頻率可選每小時、每天、每週、平日、手動。
• 官方說明寫排程任務在雲端執行，電腦睡著或 App 關著也會照跑；需要讀電腦本機檔案的任務例外，只在電腦開著時執行。
• Pro、Max、Team、Enterprise 方案可用。

〔需 Mike 補：你的每日匯報接了哪些來源、排在每天幾點跑，以及為什麼選每日而不是每週。〕

指令怎麼下

排程任務的指令只寫一次，之後每週照跑，所以要寫得比平常對話更完整。三個重點：

1. 限定範圍：寫清楚看哪幾個來源、哪段日期。
2. 每項附來源：進度後面標出是哪封信、哪個會、哪份文件，你核對時才找得到。
3. 只產草稿，不寄出：連接器有寄信能力，指令裡要明講「不要寄信、不要改任何東西」。Gmail 寄信官方預設會先問你，但最穩的做法是讓這個任務從頭到尾只讀不寫。

哪裡會出錯

• 連接器看不到資料：連接器只看得到你授權的那個帳號。工作資料放在另一個帳號、或公司沒開放連接器，AI 就整段讀不到，而且不一定會告訴你。
• AI 自己補內容：某項找不到資料，AI 可能用「預計」「應已完成」這類字眼補成一句看起來合理的進度。
• 範圍太寬：沒限定標籤或資料夾，私人信件、無關的會議也混進週報。
• 排程跑了但沒人看：報告生出來，你沒打開，等於沒做。

〔需 Mike 補：哪一次匯報漏了或寫錯？原因是連接器沒權限、資料不在那裡，還是 AI 自己補。〕

怎麼檢查

拿到草稿後，花五分鐘做三件事：

1. 抽查來源：隨機挑兩到三項，點回原信件或文件，確認內容對得上。
2. 找「沒有來源」的句子：指令要求每項附來源，沒附的那句先當成 AI 自己補的，刪掉或自己確認。
3. 看漏了什麼：想一下這週最重要的三件事，有沒有出現在報告裡。沒有的話，回頭查是哪個來源沒接到。

最後補上 AI 判斷不了的部分：優先順序、需要主管拍板的事、你對卡關的看法。

〔需 Mike 補：哪些部分你一定自己寫，不交給 AI？〕

範本

排程任務指令（複製後把〔〕換成你的內容）：

你是我的週報助理。請整理本週（週一到今天）的工作進度草稿。

只讀以下來源，不要讀其他地方：
- Gmail：標籤〔例：專案A〕的信件
- Google 日曆：〔例：工作〕日曆
- Google Drive：〔例：專案A〕資料夾中本週有更新的文件

規則：
1. 只能寫來源裡找得到的事。找不到資料的項目，寫「無資料」，不要推測。
2. 每一項後面用［來源：信件主旨／會議名稱與日期／文件名稱］標出出處。
3. 不要寄信、不要建立或修改任何行程與文件，只輸出草稿。
4. 用條列，每項一句話。

輸出格式：
## 本週進度
## 卡關事項（等誰、等什麼、從哪天開始等）
## 下週安排（依日曆已排定的會議與期限）
## 需要我補充的地方（你判斷不了、或資料互相矛盾的項目）

週報核對表：