案例三｜時程表製作

情境

主管丟來一句話：「下個月要一支宣傳影片。」你打開試算表，第一個念頭是先把日期填滿。填到一半發現，腳本要誰確認、確認要幾天、素材什麼時候到，全都不知道。表排得很漂亮，第一次延誤就整張要重排。

這套工作流的順序反過來：先寫計劃，再排日期。四個動作：寫計劃（拆任務）、設標準（每項做到什麼算完成）、跑任務（AI 照計劃做）、做驗證（逐項對標準檢查）。

需要哪些資料

1. 需求本身：要交什麼、給誰、最後期限。
2. 已知的限制：誰能參與、哪幾天不行（國定假日、出差）、預算上限。
3. 審核關卡：哪些東西要給誰看、對方通常多久回覆。這一項最常被漏掉。

工具怎麼接

這篇不需要接額外工具，一個 AI 對話視窗加一張試算表就夠。

• 拆任務、寫標準：在 AI 對話裡完成。
• 排時程：AI 產出表格後貼進試算表，或請它直接產生 Excel 檔。
• 跑任務：適合交給 AI 的工作（擬腳本初稿、整理素材清單、寫通知信）照計劃逐項派給它。
• 做驗證：另開一個新對話來檢查，不要在原本的對話裡請它自己檢查自己。

指令怎麼下

寫計劃：請 AI 把需求拆成任務，每個任務要寫出「前一步是什麼」。順序靠這個排，不是靠感覺。

設標準：每項任務都要有一句能用「是／否」回答的完成標準。這是整套流程的關鍵。

• 寫得不好：「腳本寫好」「影片剪得順」。誰來判斷「好」？
• 寫得好：「腳本已由需求方書面確認」「影片長度在 60 秒內，片尾有聯絡資訊，字幕無錯字」。任何人拿著標準都能檢查。

排時程：審核和等待也要排成一格。對方回覆要三天，就留三天，不要跟製作擠在同一格。

〔需 Mike 補：「交付標準」寫得好與寫得不好，你自己遇過的例子各一個（去掉案名與客戶）。〕

哪裡會出錯

• 漏了依賴：B 要等 A 完成才能開始，表上卻排成同時進行。
• 低估審核時間：只算「做」的天數，沒算「等對方回」的天數。
• 假日與請假：AI 排日期時不一定知道哪天是國定假日，要主動給它。
• 標準寫得太模糊：驗證時只能憑感覺，最後變成「看起來還可以」就放行。
• 讓做的人自己驗：AI 檢查自己剛做完的東西，常常直接說「符合」。

〔需 Mike 補：時程排錯最常見的原因，你的經驗是哪一種？〕

怎麼檢查

三個原則，一般上班族也做得到：

1. 做的和驗的分開：開一個新對話，只給它「交付標準」和「成品」，請它逐條判斷是或否，並指出依據。不要給它原本的製作過程，免得它先入為主。
2. 標準能打勾才算數：驗證結果只接受「是／否＋依據」。回答「大致符合」的，當作不符合。
3. 重試有上限：同一項改了好幾次還是不過，停下來找人討論，問題通常出在需求或標準本身，不是再試一次就會好。

另外，每次改版存成新檔（v1、v2、v3），不要覆蓋舊檔，出問題才找得回來。

〔需 Mike 補：「AI 照計劃跑任務、逐項驗證」，對一般上班族來說，最小可以做到什麼程度？你自己是從哪一步開始做的。〕

範本

指令一：拆任務與寫標準

我要完成以下需求，請幫我拆成任務清單。

需求：〔例：一支 60 秒的產品宣傳影片，給社群使用〕
最後期限：〔YYYY/MM/DD〕
參與的人：〔例：我、設計、需求方主管〕
不能工作的日子：〔例：國定假日、出差日期〕
需要審核的關卡：〔例：腳本與初剪都要需求方主管確認，他通常 3 個工作天回覆〕

請輸出表格，欄位：
編號｜任務｜負責人｜前一步（填編號）｜工作天數｜交付標準

規則：
1. 交付標準必須能用「是／否」判斷，不能寫「完成」「做好」這種詞。
2. 審核與等待回覆要獨立成一列任務。
3. 我沒提供的資訊不要自己假設，列在表格下方「待確認」。

指令二：排時程

依上表的「前一步」與「工作天數」，從〔開始日期〕開始排出每項任務的開始日與結束日。
跳過週末與我列出的不能工作日。
如果排完超過最後期限，不要壓縮天數，直接告訴我超過幾天、卡在哪幾項。

指令三：驗證（請在新對話使用）

以下是一項任務的交付標準與成品。請逐條判斷是否符合，只能回答「是」或「否」，並寫出依據。
任何一條無法判斷，回答「否」並說明缺什麼資訊。

交付標準：
〔貼上標準〕

成品：
〔貼上內容或描述〕

計劃表欄位：

〔需 Mike 補：讀者看完，應該多知道哪一個判斷？〕