單元 03　用 AI 寫摘要、信件與簡報腳本

這個單元學什麼：從一個內部改善提案出發，依序寫出主管確認信、跨部門邀請信和簡報腳本。

你需要準備什麼

• ChatGPT、Claude 或 Gemini 任一個帳號。
• 一個你想推動的內部改善點子，例如「會議改成固定議程＋會後 24 小時內發紀錄」。
• 單元 02 整理出的重點或數字（沒有也可以，自己寫三五行背景）。

為什麼要照這個順序

先寫主管確認信，拿到方向確認，再寫跨部門的信和簡報。順序反過來，簡報做完才發現主管要的是另一個方向，前面全部重做。

步驟

1. 任務一：主管確認信。 開一個新對話，貼上下方範本一，把你整理的重點貼進去。如果你用 Gemini，可以在輸入框點「新增檔案」圖示，再選「加入雲端硬碟檔案」直接附上 Google 文件，不用複製貼上（第一次使用需先連結 Google Workspace）。
2. 讀一遍 AI 的草稿，改掉不像你會說的話，再寄出。
3. 任務二：跨部門邀請信。 主管同意後，用範本二寫給要配合的部門。重點是寫清楚「對方的好處」，這一段 AI 只能猜，你最清楚對方在意什麼，要自己補。
4. 任務三：簡報腳本，分兩步。 先用範本三之一請 AI 寫出企劃書（人事時地物）；同一個對話接著貼範本三之二，請它把企劃書轉成 8 頁簡報腳本。這份腳本就是單元 04 要交給 AI 做成簡報的內容。

〔截圖：同一個對話裡，先產出企劃書、再接著產出 8 頁腳本的畫面〕

〔需 Mike 補：一句你自己寫確認信時最常改掉 AI 草稿的哪個地方〕

可複製的指令範本

範本一：主管確認信

你是一位做事有條理的專案助理。
我想向主管提案「＿＿」。以下是我整理的背景與數據：
【貼上重點】
請幫我寫一封確認信：先用兩句話說明問題，再提出方向，最後請主管回覆是否可以往下進行。
語氣：簡潔、尊重，不超過 250 字。

範本二：跨部門邀請信

請寫一封給＿＿部門的邀請信，說明：
1. 這個改善專案的目的（一句話）
2. 需要對方配合的三件事
3. 對對方部門的好處（我的想法是：＿＿）
語氣：友善、具體，結尾附上我方聯絡窗口。

範本三之一：企劃書

【貼上主管回覆與重點】
請根據以上資料寫一份初步企劃書，包含：
・專案主旨（為什麼要做、解決什麼問題）
・預期目標（2 到 3 個可以衡量的指標）
・人事時地物（對象、核心行動、時間長度、地點、參與方式）
格式：條列。這是後面製作簡報腳本的基礎。

範本三之二：8 頁簡報腳本（接在同一個對話）

請根據上面的企劃書，寫一份 8 頁簡報腳本。
每頁包含：①標題（10 字以內）②重點（2 到 3 點，每點一句）③建議的圖片或圖表
頁面順序：封面、為什麼現在做、目標、做法、30 天行動清單、時間軸、預期成果、需要的支持。
語氣：清楚有力，像在對主管說明一個你有信心的提案。

常見問題／注意事項

• AI 寫的信太客套。 補一句「刪掉客套話，第一段直接講重點」。
• 要寫摘要怎麼辦？ 把長文貼進去，加一句「用 5 個重點條列摘要，每點不超過 30 字，最後列出待確認事項」。
• 企劃書寫不出人事時地物？ 通常是你給的資料沒有。先自己想清楚，腳本才有內容，簡報品質才會好。
• 寄出前自己再讀一次，收件人、日期、數字由你負責。

最後更新：2026-10